Mỗi lô hàng xuất nhập khẩu đều cần làm thủ tục hải quan (hay còn gọi là thông quan lô hàng), một bước quan trọng trong vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là quy trình thủ tục hải quan chung cho lô hàng nhập thông thường.

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ khai tờ khai hải quan

– Hợp đồng

– Invoice / Packing list

– C / O ưu đãi (nếu có)

– Bill of Lading (B/L)

Một số chứng từ khác:

– Thông báo hàng đến (Arrival Notice)

– Hóa đơn cước, Local Charges (nếu có)

– Catalogue hàng hóa (nếu có)

– Giấy giới thiệu

– Giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Trước tiên bạn phải hiểu giấy tờ đó là gì, dùng để làm gì và trên đó có và cần những nội dung gì quan trọng (Vấn đề này Vạn Hải Group xin chia sẻ trong các kỳ tiếp theo nhé).

Bước 2: Kiểm tra tên hàng hóa có phải hàng hóa cần xin giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm,…

Để thực hiện việc kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký, lấy số tiếp nhận đăng ký có đóng dấu xác nhận kèm với bộ hồ sơ hải quan xuất trình hải quan. Bạn có thể thực hiện thủ tục kiểm tra hàng hóa tại cửa khẩu hoặc mang hàng về bảo quản tùy từng trường hợp cụ thể.

Một số kiểm tra chuyên ngành phải có giấy phép/ kết quả đạt chất lượng mới thông quan như: Kiểm dịch, khai báo hóa chất, tiền chất,…

Notes: Cần cập nhật thông tư, nghị định, quy định hiện hành để kiểm tra hàng này có phải kiểm tra, xin giấy phép hay không. Nếu hàng của bạn không cần kiểm tra chuyên ngành thì bỏ qua bước này.

Bước 3: Kiểm tra đối chiếu thông tin, số liệu của các chứng từ đã khớp nhau chưa để đảm bảo tính thống nhất và chính xác

Thứ tự ưu tiên kiểm tra: Giấy phép nhập khẩu, C/O gốc ưu đãi thuế, Commercial Invoice, Bill of Lading, Contract, các chứng từ khác,…

Đặc biệt đối với các lô hàng có CO ưu đãi thuế nhập khẩu ( E, D, AK, AJ, VJ,…)phải đảm bảo chính xác 100% từng câu chữ, số liệu, con dấu. Vì chỉ cần sai một lỗi nhỏ không nằm trong quy định cho phép là CO không được áp dụng và không được hưởng ưu đãi thuế.

Có thể tham khảo những chi tiết cần đối chiếu như:

Kiểm tra số và ngày hợp đồng invoice, packing, bill

Kiểm tra điều kiện giao hàng

Kiểm tra thông tin chi tiết trên các chứng từ để xem xét tính hợp lệ (Thông tin shipper, Consignee, đơn giá, trị giá, số lượng, số kiện, số kg, xuất xứ, phương thức thanh toán, ETA, cảng dỡ hàng, kho dỡ hàng,…)

Bước 4 : Khai và truyền tờ khai hải quan + chuẩn bị hồ sơ

Các bước truyền tờ khai: các bạn tham khảo website thaison.vn hoặc phụ lục I thông tư 39/2018/TT-BTC (20/04/2018)

06 Tiêu chí hủy tờ khai:

Mã loại hình

Mã phân loại hàng hóa

Mã hiệu phương thức vận chuyển

Cơ quan hải quan

Mã người nhập khẩu

Mã đại lý hải quan

Nếu sai một trong 6 tiêu chí này buộc phải hủy tờ khai

Bước 5: Xuất trình hồ sơ hải quan

-Tờ khai luồng Xanh:

Hệ thống đã thông quan, nộp thuế (nếu có) và đến hải quan giám sát làm thủ tục thanh lý, nhận hàng.

-Tờ khai luồng Vàng: Hải quan kiểm tra chứng từ được đính kèm trên hệ thống V5. Trường hợp lô hàng có giấy phép nhập khẩu, hoặc CO gốc ưu đãi thì xuất trình bản gốc theo quy định

-Tờ khai luồng Đỏ:

Tương tự như luồng Vàng, Chi cục Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ đã đính kèm trên hệ thống V5.

Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).

Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường trực tiếp, nếu hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo thì tùy theo mức độ mà bị xử lý.

Sau khi đã có tờ khai thông quan/ giải phóng hàng/ mang hàng về bảo quản, việc bạn cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan và làm nốt thủ tục tại cửa khẩu nhập khẩu để nhận hàng.

Các tờ khai  trạng thái giải phóng hàng/ mang hàng về bảo quản, doanh nghiệp sẽ bổ sung kết quả kiểm tra chuyên ngành cho cơ quan hải quan, hoặc các thủ tục cần thiết tùy theo từng lô hàng cụ thể để thông quan lô hàng đúng thời gian quy định.